Delegar Tareas

Es posible que cuando estés saturado de asuntos o tareas pendientes y tenga el tiempo en su contra (mira mi post anterior de Time Management).

Delegar tareas, no es algo fácil o para tomar a la ligera, una regla simple para tener en cuenta es si la tarea que tengo que hacer yo, la puede hacer otro. Esto nos dará mas tiempo libre para hacer las cosas que solo nosotros podemos hacer.

A continuación te cuento algunas pautas para lograr el éxito al delegar:

Revisa en que consiste la tarea y determina el objetivo. ¿Te das cuenta de que fijar objetivos es una de las habilidades de gestión más importantes? Un objetivo es un destino final, si lo conoces podes preparar la ruta, calcular el tiempo, encontrar caminos alternativos y al final tendrás conciencia de haber llegado a donde querías.

Decidí a quién le vas a delegar la tarea. Si algo no es urgente, elegí a la persona más indicada para realizar el trabajo, pero nada impide que encargues una tarea crucial a una persona capaz e inteligente, aunque no tenga experiencia en esa área en concreto.

Fija parámetros. La persona en la que delega tiene que conocer el trabajo que ha de realizar pero también el objetivo al que responde. Es importante que conozca lo que se espera lograr y por qué. Pero necesitará saber algo más: de cuánto tiempo dispone o qué autoridad tiene. Entonces hay que proporcionarle:

• Un objetivo.
• Un plazo de entrega.
• Parámetros de calidad.
• Un presupuesto (si es necesario).
• Determinar hasta dónde llega su autoridad.
• Información sobre los recursos disponibles.

Lo que no debe hacer es explicarle cómo ha de realizar el trabajo. (Decirle QUE tiene que hacer y no COMO).

Asegúrate de que te ha entendido. Anima a la otra persona a que hable sobre el trabajo para estar seguro de que ha entendido bien lo que tiene que hacer y por qué. Le podes sugerir ideas siempre que no le obligues a adoptar tu enfoque.

Da información. Si puede, ayude a la persona en la que haya delegado. Habla con el jefe de otro departamento para que le ayude, explícale dónde puede encontrar la información si ya sabes de donde la puede sacar.

Seguí de cerca sus avances. Si la tarea o proyecto delegado es largo, organiza reuniones de seguimiento. Aun en las tareas cortas, no olvides comprobar cómo va: un seguimiento de cerca, aunque sea informal, suele dar mejor resultado que una reunión formal. Eso permite a la persona que te consulte las dudas que hayan podido surgir, que compruebe que no se está perdiendo en detalles o que ha elegido el enfoque equivocado. El seguimiento mejora su confianza y, de paso, también te tranquiliza.

En cualquier caso, hacer un seguimiento no implica interferir. Verifica que no esté cometiendo errores graves, pero no pierdas el tiempo con trivialidades. Es inevitable que no todo esté a tu gusto y, probablemente, de haber hecho vos el trabajo también habrías cometido errores. Sólo debes intervenir en caso de error grave y sólo para que las cosas vuelvan a su cauce. No le quites la tarea o proyecto, si encuentras un error, esto resulta muy desmoralizador y sólo debe hacerse en circunstancias extremas.

Valora el trabajo. (Ultimo, pero no menos importante!) Cuando la persona ha terminado su trabajo, prepara una reunión de evaluación. Si lo merece, felicítalo por su esfuerzo. Tene en cuenta que aunque el resultado no fuese el esperado, siempre hay algo que valorar. Es importante que la persona haya aprendido una o más lecciones al realizar la tarea. Lo hará mejor la próxima vez.

Time Management

Manejar el tiempo, es una de las grandes cualidades que un manager tiene que tener. Pero no es tan simple, requiere disciplina. Cuantas veces decimos o pensamos, NO ME ALCANZA EL TIEMPO!

La realidad es que cada vez tenemos más cosas que hacer y la única forma de poder cumplir con todo es ordenándonos.

Sabias que cada minuto dedicado a la planificación de las tareas diarias, reduce 10 minutos en la ejecución de las mismas? Esto puede representar hasta un 25% de incremento en tu productividad. Sin planificación del tiempo, simplemente estamos REACCIONANDO constantemente a las situaciones que aparecen.

Pero… que hacemos?!

Al empezar nuestro día, tomemos una hoja y escribamos una lista de todas las tareas y actividades que tenemos que hacer durante el día (Yo particularmente utilizo el Notepad, pero a veces el papel es mas cómodo). Una vez que tomes este habito, te recomiendo que lo hagas a la noche de tal forma de empezar el día directamente con la ejecución de las tareas.
Anota todo, pero todo! (reuniones, llamadas, almuerzos, etc.)

Una vez que tenemos la lista, es importante ordenarla por PRIORIDAD. Seguramente la lista de tareas será inmensa ( a no desesperar!)

Una técnica, para asignar prioridades está basada en las consecuencias de realizar o no una tarea. Esa técnica es la A, B, C y D.

Una tarea de prioridad A, es algo que debemos hacer si o si, ya que tiene serias consecuencias no hacerla. Por ejemplo: Reunirte con un cliente o tu jefe, enviar una propuesta o presupuesto, preparar un informe.

Una tarea con prioridad B, es una cosa que debemos hacer, pero las consecuencias son menores. Por ejemplo: leer los mails, hacerle una consulta a un colega.

Una tarea con prioridad C, son tareas que yo llamo “agradables”, que no tienen impacto o consecuencia alguna en nuestro trabajo.

Una tarea con prioridad D, son tareas que podemos DELEGAR (ya me voy a ocupar puntualmente de este tema en otro post). Básicamente son cosas que otros (gente de nuestro equipo) pueden hacer por nosotros. No importa que sea algo que nosotros podamos hacer. Esto es muy importante, dado que nos da más tiempo para hacer cosas que SOLO nosotros podemos hacer y nadie más.

Ok, ya tenemos la lista completa y priorizada, lógicamente empezamos a ejecutar las tareas A y luego las B, nunca empecemos una tarea B, sin que todas las A estén completas! Tenemos que educarnos para realizar primero esas tareas importantes y que tienen serias consecuencias si no las hacemos.

Luego delegamos todas las tareas D y por último a disfrutar de las tareas C.

Estimados. Esto es una cuestión de autocontrol, pero les aseguro que trae buenos resultados. Cuando para ustedes sea una practica común, se darán cuenta que el tiempo lo controlan ustedes y no al revés .

El Antilíder

Y si... Volvi. Cuesta ponerse a escribir, pero es cuestion de disciplina!

Estoy seguro que todos hemos enumerado las cualidades que todo líder debe poseer. Por oposición a ellas tendríamos aquellas otras que caracterizarían al antilíder.
No obstante quiero señalar algunas de las más relevantes:

Soberbio: se cree en posesión de la verdad, no escucha, no pide consejos, no acepta otros puntos de vista, no sabe reconocer sus errores, no reconoce sus propias limitaciones. Todo ello le puede llevar a cometer errores muy graves que pongan en peligro el futuro de la empresa, aparte de que este modo de comportarse genera un fuerte rechazo entre los empleados.

Incumplidor: promete y no cumple, su equipo se esfuerza esperando conseguir la recompensa prometida y ésta no se produce. Esto le lleva a perder toda credibilidad.
Temeroso: es una persona que se siente insegura, lo que le lleva a ser extremadamente celosa de su parcela de poder. Tiene miedo a que alguien le pueda hacer sombra y ello le lleva a rodearse de gente mediocre.

Rehuye el riesgo: el líder debe luchar por unos objetivos, unas metas difícilmente alcanzables; esto le obliga a transitar por caminos desconocidos, a asumir riesgos. La persona que evita el riesgo a toda costa es un conformista que se contenta con lo que tiene y que difícilmente va a ser capaz de conducir la empresa a ningún destino interesante.

Egoísta: una persona cuya principal (y a veces única) preocupación son sus propios intereses difícilmente va a conseguir el apoyo de su equipo. Las personas que trabajan con él se darán cuenta inmediatamente del riesgo que corren confiando su destino a esta persona, por lo que tratarán por todos los medios de apartarlo de la dirección.

Autoritario: el jefe que basa su dirección en el empleo del miedo puede conseguir a veces muy buenos resultados en el corto plazo, pero termina inexorablemente dañando a la organización. Los miembros de su equipo aprovecharán la mínima oportunidad para cambiar de trabajo. Nadie soporta a un tirano.

Ser firme y estricto cuando es necesario…

Si sos el dueño o el manager de una empresa, hay 3 pasos que seguro tenes en cuenta para mejorar la calidad y productividad de tu equipo de trabajo:
1) Ser claro con lo que se espera de cada persona que trabaja en tu empresa o equipo.
Reunirse con cada persona que trabaja con vos, al menos una vez al año (particularmente prefiero hacerlo en forma trimestral). Los dos deberán discutir abiertamente sobre las sus fortalezas y áreas de mejora. Escriban un acuerdo sobre un conjunto de objetivos a ser completados (o iniciado) el próximo período de evaluación. Esto no sólo servirá como una base para ajustes salariales anuales, también servirá en el proceso del plan de carrera de la persona e iremos logrando que esa persona sea cada vez más útil para la empresa.
2) Hay que liderar con el ejemplo, demostrando en todo lo que hacemos, que somos personas con integridad, honestidad y orientados cumplir con los objetivos que hemos definido para la empresa (Incluso a superarlos).
Cualquier comportamiento o rendimiento que esperes de tu equipo de trabajo, deberás demostrarlo / hacerlo en mayor grado. Muestra constantemente impecable ética al tratar con clientes, empleados, proveedores y todos los demás interesados en tu negocio.
Un fuerte liderazgo y el respeto de sus pares y subordinados toma mucho tiempo construir, pero puede perderse en un instante mediante un comportamiento inapropiado. Si esto no lo estás haciendo bien, es lo primero que tienes que mejorar.
3) Sea firme y estricto cuando sea necesario, si tenes éxito con los dos primeros elementos, vamos bien, pero no es suficiente. Tratar a tu personal como profesionales, sin normas burocráticas o políticas restrictivas, logra que ellos respondan en forma positiva. Sin embargo, siempre hay unas pocas personas que actúan sin profesionalismo, de manera descortés, o en una forma humillante hacia los otros. Cuando esto sucede, no podes mirar para otro lado o enterrar la cabeza en la arena ciegamente esperando que las conductas incorrectas y ofensivas desaparezcan. Algunas personas “le das la mano y se agarran el codo”, si no actúas es como una aprobación tácita de sus acciones destructivas.
¿Cómo reaccionar? Crear reglas restrictivas que afecten a todos los empleados, NO esta bien, porque es nivelar para abajo, haciendo “pagar” a las buenas personas por actos que no cometieron.
¿Entonces? Llama a tu oficina a la persona que está causando el problema. Este no es el momento para tener un comportamiento suave, pero tampoco es apropiado para gritar y desgañitarse. Dile a este empleado firmemente y sin rodeos que su conducta ofensiva es y que no es aceptable tu empresa o equipo de trabajo. Escucha las excusas que te va a dar, pero sólo en raros casos estas palabras justifican sus acciones. Explícale claramente los cambios que esperas que haga y dale un detalle de las consecuencias si no cumple.
Si consideras que esta persona un valioso empleado que deseas mantener si es posible, es importante que se lo comuniques, pero que sus acciones no son aprobadas.
Uno de los aspectos más difíciles de liderazgo empresarial tiene que ver con las personas, la desconfianza, rabia y frustración causada por problemas de rendimiento, falta de motivación, e insubordinación puede perturbar todo tu equipo de trabajo.

Aprender a reconocer estos problemas y tratarlos con rapidez y firmeza es algo que todas las personas verán siempre como algo muy positivo.

Hay que definir objetivos "medibles"

Llego el último día del año. Ya habrás hecho tu balance de lo que paso y tendrás claro el resultado. Ahora me pregunto: ¿Podemos decir sinceramente que tuvimos un resultado exitoso?

Para responder esta pregunta, hay que empezar por el principio. ¿Los objetivos a cumplir fueron correctamente definidos? ¿Eran fácilmente "medibles"?

En la definición de tus objetivos, es importante ser tan específico como uno pueda. Nadie conoce tu negocio, tu área de trabajo, mejor que vos mismo. Solo vos sabes de lo que tu gente, tu equipo gente es capaz. Entonces solo vos tenes que ser el que pone los objetivos y los comunica a todos los demás.

Cuanto más específico y más mensurables sean esos objetivos, más fácil será saber cuándo se alcanzan.

Por ejemplo, si pones un objetivo "aumentar ventas", ¿cómo sabes que tuviste éxito? Si tus ventas de diciembre son mayores a las de diciembre del año pasado, ¿significa que has cumplido el objetivo? Los objetivos que no están claramente definidos, no sirven para medir el éxito!

Si, por otra parte, su objetivo es "aumentar ventas netas para cada región en al menos el 5 % por trimestre y el 7 % antes del final de año", claramente hay algo que podes medir, evaluar el progreso.

Hay una regla para definir objetivos llamada S.M.A.R.T, (Specific, Mesurable, Attainable, Realistic, Timely)

Specific: Un objetivo tiene que ser especifico, definiendo: Quien, Que, Donde, Cuando, Como y Porque.

Mesurable: Se deben establecer criterios concretos para medir el progreso hacia el logro de cada objetivo

Attainable: Debemos asegurar que sea un objetivo alcanzable, debe ser un objetivo que podamos cumplir con nuestras propias habilidades y capacidades.

Realistic: Tu objetivo es probablemente realista si realmente crees que puede ser llevado a cabo. Hay modos adicionales de saber si tu objetivo es realista, comparando con algo similar que haya llevado a cabo en el pasado o te preguntas que condiciones tendrían que existir para llevar a cabo este objetivo.

Timely: Un objetivo debería ser basado dentro de un cronograma de tiempo. Sin el cronograma no hay ningún sentido en comenzar a trabajar en el objetivo.

Espero que todos tengamos un muy buen 2009!