Delegar Tareas

Es posible que cuando estés saturado de asuntos o tareas pendientes y tenga el tiempo en su contra (mira mi post anterior de Time Management).

Delegar tareas, no es algo fácil o para tomar a la ligera, una regla simple para tener en cuenta es si la tarea que tengo que hacer yo, la puede hacer otro. Esto nos dará mas tiempo libre para hacer las cosas que solo nosotros podemos hacer.

A continuación te cuento algunas pautas para lograr el éxito al delegar:

Revisa en que consiste la tarea y determina el objetivo. ¿Te das cuenta de que fijar objetivos es una de las habilidades de gestión más importantes? Un objetivo es un destino final, si lo conoces podes preparar la ruta, calcular el tiempo, encontrar caminos alternativos y al final tendrás conciencia de haber llegado a donde querías.

Decidí a quién le vas a delegar la tarea. Si algo no es urgente, elegí a la persona más indicada para realizar el trabajo, pero nada impide que encargues una tarea crucial a una persona capaz e inteligente, aunque no tenga experiencia en esa área en concreto.

Fija parámetros. La persona en la que delega tiene que conocer el trabajo que ha de realizar pero también el objetivo al que responde. Es importante que conozca lo que se espera lograr y por qué. Pero necesitará saber algo más: de cuánto tiempo dispone o qué autoridad tiene. Entonces hay que proporcionarle:

• Un objetivo.
• Un plazo de entrega.
• Parámetros de calidad.
• Un presupuesto (si es necesario).
• Determinar hasta dónde llega su autoridad.
• Información sobre los recursos disponibles.

Lo que no debe hacer es explicarle cómo ha de realizar el trabajo. (Decirle QUE tiene que hacer y no COMO).

Asegúrate de que te ha entendido. Anima a la otra persona a que hable sobre el trabajo para estar seguro de que ha entendido bien lo que tiene que hacer y por qué. Le podes sugerir ideas siempre que no le obligues a adoptar tu enfoque.

Da información. Si puede, ayude a la persona en la que haya delegado. Habla con el jefe de otro departamento para que le ayude, explícale dónde puede encontrar la información si ya sabes de donde la puede sacar.

Seguí de cerca sus avances. Si la tarea o proyecto delegado es largo, organiza reuniones de seguimiento. Aun en las tareas cortas, no olvides comprobar cómo va: un seguimiento de cerca, aunque sea informal, suele dar mejor resultado que una reunión formal. Eso permite a la persona que te consulte las dudas que hayan podido surgir, que compruebe que no se está perdiendo en detalles o que ha elegido el enfoque equivocado. El seguimiento mejora su confianza y, de paso, también te tranquiliza.

En cualquier caso, hacer un seguimiento no implica interferir. Verifica que no esté cometiendo errores graves, pero no pierdas el tiempo con trivialidades. Es inevitable que no todo esté a tu gusto y, probablemente, de haber hecho vos el trabajo también habrías cometido errores. Sólo debes intervenir en caso de error grave y sólo para que las cosas vuelvan a su cauce. No le quites la tarea o proyecto, si encuentras un error, esto resulta muy desmoralizador y sólo debe hacerse en circunstancias extremas.

Valora el trabajo. (Ultimo, pero no menos importante!) Cuando la persona ha terminado su trabajo, prepara una reunión de evaluación. Si lo merece, felicítalo por su esfuerzo. Tene en cuenta que aunque el resultado no fuese el esperado, siempre hay algo que valorar. Es importante que la persona haya aprendido una o más lecciones al realizar la tarea. Lo hará mejor la próxima vez.