Time Management

Manejar el tiempo, es una de las grandes cualidades que un manager tiene que tener. Pero no es tan simple, requiere disciplina. Cuantas veces decimos o pensamos, NO ME ALCANZA EL TIEMPO!

La realidad es que cada vez tenemos más cosas que hacer y la única forma de poder cumplir con todo es ordenándonos.

Sabias que cada minuto dedicado a la planificación de las tareas diarias, reduce 10 minutos en la ejecución de las mismas? Esto puede representar hasta un 25% de incremento en tu productividad. Sin planificación del tiempo, simplemente estamos REACCIONANDO constantemente a las situaciones que aparecen.

Pero… que hacemos?!

Al empezar nuestro día, tomemos una hoja y escribamos una lista de todas las tareas y actividades que tenemos que hacer durante el día (Yo particularmente utilizo el Notepad, pero a veces el papel es mas cómodo). Una vez que tomes este habito, te recomiendo que lo hagas a la noche de tal forma de empezar el día directamente con la ejecución de las tareas.
Anota todo, pero todo! (reuniones, llamadas, almuerzos, etc.)

Una vez que tenemos la lista, es importante ordenarla por PRIORIDAD. Seguramente la lista de tareas será inmensa ( a no desesperar!)

Una técnica, para asignar prioridades está basada en las consecuencias de realizar o no una tarea. Esa técnica es la A, B, C y D.

Una tarea de prioridad A, es algo que debemos hacer si o si, ya que tiene serias consecuencias no hacerla. Por ejemplo: Reunirte con un cliente o tu jefe, enviar una propuesta o presupuesto, preparar un informe.

Una tarea con prioridad B, es una cosa que debemos hacer, pero las consecuencias son menores. Por ejemplo: leer los mails, hacerle una consulta a un colega.

Una tarea con prioridad C, son tareas que yo llamo “agradables”, que no tienen impacto o consecuencia alguna en nuestro trabajo.

Una tarea con prioridad D, son tareas que podemos DELEGAR (ya me voy a ocupar puntualmente de este tema en otro post). Básicamente son cosas que otros (gente de nuestro equipo) pueden hacer por nosotros. No importa que sea algo que nosotros podamos hacer. Esto es muy importante, dado que nos da más tiempo para hacer cosas que SOLO nosotros podemos hacer y nadie más.

Ok, ya tenemos la lista completa y priorizada, lógicamente empezamos a ejecutar las tareas A y luego las B, nunca empecemos una tarea B, sin que todas las A estén completas! Tenemos que educarnos para realizar primero esas tareas importantes y que tienen serias consecuencias si no las hacemos.

Luego delegamos todas las tareas D y por último a disfrutar de las tareas C.

Estimados. Esto es una cuestión de autocontrol, pero les aseguro que trae buenos resultados. Cuando para ustedes sea una practica común, se darán cuenta que el tiempo lo controlan ustedes y no al revés .