Delegar Tareas

Es posible que cuando estés saturado de asuntos o tareas pendientes y tenga el tiempo en su contra (mira mi post anterior de Time Management).

Delegar tareas, no es algo fácil o para tomar a la ligera, una regla simple para tener en cuenta es si la tarea que tengo que hacer yo, la puede hacer otro. Esto nos dará mas tiempo libre para hacer las cosas que solo nosotros podemos hacer.

A continuación te cuento algunas pautas para lograr el éxito al delegar:

Revisa en que consiste la tarea y determina el objetivo. ¿Te das cuenta de que fijar objetivos es una de las habilidades de gestión más importantes? Un objetivo es un destino final, si lo conoces podes preparar la ruta, calcular el tiempo, encontrar caminos alternativos y al final tendrás conciencia de haber llegado a donde querías.

Decidí a quién le vas a delegar la tarea. Si algo no es urgente, elegí a la persona más indicada para realizar el trabajo, pero nada impide que encargues una tarea crucial a una persona capaz e inteligente, aunque no tenga experiencia en esa área en concreto.

Fija parámetros. La persona en la que delega tiene que conocer el trabajo que ha de realizar pero también el objetivo al que responde. Es importante que conozca lo que se espera lograr y por qué. Pero necesitará saber algo más: de cuánto tiempo dispone o qué autoridad tiene. Entonces hay que proporcionarle:

• Un objetivo.
• Un plazo de entrega.
• Parámetros de calidad.
• Un presupuesto (si es necesario).
• Determinar hasta dónde llega su autoridad.
• Información sobre los recursos disponibles.

Lo que no debe hacer es explicarle cómo ha de realizar el trabajo. (Decirle QUE tiene que hacer y no COMO).

Asegúrate de que te ha entendido. Anima a la otra persona a que hable sobre el trabajo para estar seguro de que ha entendido bien lo que tiene que hacer y por qué. Le podes sugerir ideas siempre que no le obligues a adoptar tu enfoque.

Da información. Si puede, ayude a la persona en la que haya delegado. Habla con el jefe de otro departamento para que le ayude, explícale dónde puede encontrar la información si ya sabes de donde la puede sacar.

Seguí de cerca sus avances. Si la tarea o proyecto delegado es largo, organiza reuniones de seguimiento. Aun en las tareas cortas, no olvides comprobar cómo va: un seguimiento de cerca, aunque sea informal, suele dar mejor resultado que una reunión formal. Eso permite a la persona que te consulte las dudas que hayan podido surgir, que compruebe que no se está perdiendo en detalles o que ha elegido el enfoque equivocado. El seguimiento mejora su confianza y, de paso, también te tranquiliza.

En cualquier caso, hacer un seguimiento no implica interferir. Verifica que no esté cometiendo errores graves, pero no pierdas el tiempo con trivialidades. Es inevitable que no todo esté a tu gusto y, probablemente, de haber hecho vos el trabajo también habrías cometido errores. Sólo debes intervenir en caso de error grave y sólo para que las cosas vuelvan a su cauce. No le quites la tarea o proyecto, si encuentras un error, esto resulta muy desmoralizador y sólo debe hacerse en circunstancias extremas.

Valora el trabajo. (Ultimo, pero no menos importante!) Cuando la persona ha terminado su trabajo, prepara una reunión de evaluación. Si lo merece, felicítalo por su esfuerzo. Tene en cuenta que aunque el resultado no fuese el esperado, siempre hay algo que valorar. Es importante que la persona haya aprendido una o más lecciones al realizar la tarea. Lo hará mejor la próxima vez.

El Antilíder

Y si... Volvi. Cuesta ponerse a escribir, pero es cuestion de disciplina!

Estoy seguro que todos hemos enumerado las cualidades que todo líder debe poseer. Por oposición a ellas tendríamos aquellas otras que caracterizarían al antilíder.
No obstante quiero señalar algunas de las más relevantes:

Soberbio: se cree en posesión de la verdad, no escucha, no pide consejos, no acepta otros puntos de vista, no sabe reconocer sus errores, no reconoce sus propias limitaciones. Todo ello le puede llevar a cometer errores muy graves que pongan en peligro el futuro de la empresa, aparte de que este modo de comportarse genera un fuerte rechazo entre los empleados.

Incumplidor: promete y no cumple, su equipo se esfuerza esperando conseguir la recompensa prometida y ésta no se produce. Esto le lleva a perder toda credibilidad.
Temeroso: es una persona que se siente insegura, lo que le lleva a ser extremadamente celosa de su parcela de poder. Tiene miedo a que alguien le pueda hacer sombra y ello le lleva a rodearse de gente mediocre.

Rehuye el riesgo: el líder debe luchar por unos objetivos, unas metas difícilmente alcanzables; esto le obliga a transitar por caminos desconocidos, a asumir riesgos. La persona que evita el riesgo a toda costa es un conformista que se contenta con lo que tiene y que difícilmente va a ser capaz de conducir la empresa a ningún destino interesante.

Egoísta: una persona cuya principal (y a veces única) preocupación son sus propios intereses difícilmente va a conseguir el apoyo de su equipo. Las personas que trabajan con él se darán cuenta inmediatamente del riesgo que corren confiando su destino a esta persona, por lo que tratarán por todos los medios de apartarlo de la dirección.

Autoritario: el jefe que basa su dirección en el empleo del miedo puede conseguir a veces muy buenos resultados en el corto plazo, pero termina inexorablemente dañando a la organización. Los miembros de su equipo aprovecharán la mínima oportunidad para cambiar de trabajo. Nadie soporta a un tirano.

Ser firme y estricto cuando es necesario…

Si sos el dueño o el manager de una empresa, hay 3 pasos que seguro tenes en cuenta para mejorar la calidad y productividad de tu equipo de trabajo:
1) Ser claro con lo que se espera de cada persona que trabaja en tu empresa o equipo.
Reunirse con cada persona que trabaja con vos, al menos una vez al año (particularmente prefiero hacerlo en forma trimestral). Los dos deberán discutir abiertamente sobre las sus fortalezas y áreas de mejora. Escriban un acuerdo sobre un conjunto de objetivos a ser completados (o iniciado) el próximo período de evaluación. Esto no sólo servirá como una base para ajustes salariales anuales, también servirá en el proceso del plan de carrera de la persona e iremos logrando que esa persona sea cada vez más útil para la empresa.
2) Hay que liderar con el ejemplo, demostrando en todo lo que hacemos, que somos personas con integridad, honestidad y orientados cumplir con los objetivos que hemos definido para la empresa (Incluso a superarlos).
Cualquier comportamiento o rendimiento que esperes de tu equipo de trabajo, deberás demostrarlo / hacerlo en mayor grado. Muestra constantemente impecable ética al tratar con clientes, empleados, proveedores y todos los demás interesados en tu negocio.
Un fuerte liderazgo y el respeto de sus pares y subordinados toma mucho tiempo construir, pero puede perderse en un instante mediante un comportamiento inapropiado. Si esto no lo estás haciendo bien, es lo primero que tienes que mejorar.
3) Sea firme y estricto cuando sea necesario, si tenes éxito con los dos primeros elementos, vamos bien, pero no es suficiente. Tratar a tu personal como profesionales, sin normas burocráticas o políticas restrictivas, logra que ellos respondan en forma positiva. Sin embargo, siempre hay unas pocas personas que actúan sin profesionalismo, de manera descortés, o en una forma humillante hacia los otros. Cuando esto sucede, no podes mirar para otro lado o enterrar la cabeza en la arena ciegamente esperando que las conductas incorrectas y ofensivas desaparezcan. Algunas personas “le das la mano y se agarran el codo”, si no actúas es como una aprobación tácita de sus acciones destructivas.
¿Cómo reaccionar? Crear reglas restrictivas que afecten a todos los empleados, NO esta bien, porque es nivelar para abajo, haciendo “pagar” a las buenas personas por actos que no cometieron.
¿Entonces? Llama a tu oficina a la persona que está causando el problema. Este no es el momento para tener un comportamiento suave, pero tampoco es apropiado para gritar y desgañitarse. Dile a este empleado firmemente y sin rodeos que su conducta ofensiva es y que no es aceptable tu empresa o equipo de trabajo. Escucha las excusas que te va a dar, pero sólo en raros casos estas palabras justifican sus acciones. Explícale claramente los cambios que esperas que haga y dale un detalle de las consecuencias si no cumple.
Si consideras que esta persona un valioso empleado que deseas mantener si es posible, es importante que se lo comuniques, pero que sus acciones no son aprobadas.
Uno de los aspectos más difíciles de liderazgo empresarial tiene que ver con las personas, la desconfianza, rabia y frustración causada por problemas de rendimiento, falta de motivación, e insubordinación puede perturbar todo tu equipo de trabajo.

Aprender a reconocer estos problemas y tratarlos con rapidez y firmeza es algo que todas las personas verán siempre como algo muy positivo.

Cinco cosas que como manager podría hacer mejor….

No te conozco personalmente, pero seguramente sos un buen manager o gerente. Pero estoy seguro de que todos podemos mejorar un poco más cada día. Aquí están algunas cosas que la mayor parte de gerentes podrían mejorar:

1. Trata los problemas entre la gente de tu equipo lo más rápido posible. Nada desmoraliza mas a los empleados que trabajar con un compañero que es un problema y que nadie está haciendo nada para solucionarlo. No hacer nada es el peor mensaje que se le puede dar al resto del equipo. Los demás pueden pensar: Yo también puedo llegar tarde, no hacer el trabajo o dárselo a otros, intimidar a mis compañeros y mirar video en YouTube videos todo el día, total. ¿Quién va a decir algo?

2. Dar feedback positivo. Muchos gerentes piensan que sus empleados saben que hacen su trabajo bien, salvo que le digan lo contrario. Este no es un modo productivo de funcionar. Sabemos que una persona puede darse cuenta sola si está haciendo un buen trabajo o no, pero muchas personas esperan que se lo digamos! Estarías sorprendido viendo la motivación que es para un empleado, cuando le expresamos su buen desempeño. Un buen manager no espera la revisión anual para dar feedback, sino que lo hace regularmente.

3. Más Conducción, Menos Dirección. La dirección establece el marco para el trabajo, mientras que la conducción proporciona la inspiración para hacerlo. Un manager exitoso, aprende a ser no solo un gerente, sino también a ser un buen líder, según las necesidades del equipo. ¿Cómo conducir? Primero, comuníquese más. Hace reuniones, son realmente son esenciales en la comunicación de la visión de la compañía y para explicarle a la gente como pueden trabajar para hacer realidad esa visión. Segundo, establecer una buena reputación de su grupo en la compañía. Este implica crear sociedades constructivas con la gente en la dirección comercial y otros departamentos.

4. Sea un buen administrador del trabajo de su equipo. A veces con la intención de hacer realidad la visión de compañía, el gerente tomará cada vez más el trabajo que pasa al equipo. El problema con esto, es que el equipo siente que su gerente no es un abogado para ellos y terminan sobre cargados de trabajo. Los buenos gerentes conocen la capacidad de trabajo de su equipo y aprenden a decir NO, cuando es necesario.

5. Estar abierto a nuevas ideas. Como gerentes debemos escuchar las nuevas ideas y hablar de sus pros y los contras con la persona que las presenta. No debemos sentirnos amenazados por empleados que hacen mejores ideas que nosotros. Los buenos gerentes son también capaces de confesar que ellos se equivocan.

Ideas para mejorar nuestro Liderazgo

¿Que es un Líder? Es la persona con capacidad de generar cambios sobre otras personas y así guiar su comportamiento. Esto implica tener la habilidad de conducir. Para ser mejores lideres, les paso estas ideas.

• Sabe que su peor enemigo es la soberbia y la autosuficiencia.
• Entiende que vivir apagando incendios no permite generar las condiciones para evitarlos.
• Evita crear reglas que no puedan ser aplicadas.
• Construye un ámbito de trabajo donde la gente quiere estar.
• Comprende que el miedo, no es una herramienta para persuadir a la gente.
• No maneja gente, se asegura de hacerla más productiva.